WOVON TRÄUMEN SIE IM BÜROALLTAG?
Überflüssige Arbeitsabläufe und andere Herausforderungen beim Erfassen und Verwalten von Dokumenten kosten einen durchschnittlichen Mitarbeiter rund 4,9 Stunden seiner wöchentlichen Arbeitszeit. Zu diesem Ergebnis kommt eine 2012 im Auftrag von Adobe durchgeführte Studie¹, die den Verlust pro Mitarbeiter auf jährlich 6.250 Euro beziffert. Gesamt gerechnet, büßt ein Unternehmen allein dadurch 8,4 % Produktivität ein.
In einer Online-Umfrage des Marktforschungsinstitutes Harris Interactive² gaben 73 Prozent aller Befragten an, dass sie Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden. Immerhin 10 Prozent davon sucht täglich eine Stunde
oder länger – nicht immer erfolgreich. Der Imageverlust am Markt lässt sich nur schwer quantifizieren, ebenso wie der Wert von endgültig verloren gegangenen Informationen. Aber rechnen Sie einmal aus, was es kostet, wenn 73 % Ihrer Mitarbeiter jeden Tag eine Stunde bezahlte Arbeitszeit mit Suchen verbringen.
Mit der DOCBOX® ist die lästige Ablage und Suche ruckzuck erledigt. Die Mitarbeiter müssen weder stapelweise Papiere von A nach B tragen, noch umständlich mit Aktenordnern hantieren. Das spart bis zu 90 Prozent Zeit. Gleichzeitig steigt die Motivation und damit die Produktivität der Mitarbeiter, die die gewonnene Zeit nun für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. Erkennen Sie, wieviel Einsparpotenzial in Ihrem Unternehmen schlummert?
50 % weniger Raumkosten, 55 % weniger Material, 100 % weniger Transporte. Für elektronisch archivierte Dokumente benötigen Sie keine Aktenordner und somit auch keine Archivräume. Material- und Raumkosten sinken dadurch um mindestens 50 Prozent. Es müssen auch keine Dokumente mehr per Post, Fax oder Kurier an andere Standorte transportiert werden.
ELEKTRONISCHE RECHNUNGSBEARBEITUNG
In vielen Unternehmen bedeutet die Rechnungsbearbeitung einen hohen Zeitaufwand, da sie verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter betrifft. Die DOCBOX® beschleunigt diese Prozesse durch den Einsatz der Module elektronische Rechnungsbearbeitung, sowie Workflow und steigert damit die Produktivität Ihres Unternehmens.
Eingehende Rechnungen und Belege erfasst die DOCBOX® automatisch und leitet sie an die zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Bearbeitung weiter. Abschließend kommt es zur digitalen Archivierung der Dokumente in vorher definierten, schnell zu durchsuchenden Ordnerstrukturen. Die Dokumente verbleiben stets an ihrem Ablageort, auch wenn sie sich im Workflow befinden. So ist sichergestellt, dass jeder berechtigte Mitarbeiter das Dokument findet und auf die jeweils aktuelle Version zugreifen kann.
Das Modul elektronische Rechnungsbearbeitung der DOCBOX® automatisiert die Erstellung, Übermittlung, Lieferung und Verwaltung von Dokumenten. Dadurch vereinfachen Sie die Verarbeitung von Rechnungen und steigern die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse. Einen weiteren Mehrwert gefällig? Durch die Umstellung auf das papierlose Büro leisten Sie einen wertvollen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit Ihres unternehmerischen Schaffens.
Alle Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung mit der DOCBOX® im kompakten Überblick:
• Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen erhöhen Sie die Produktivität Ihres Unternehmens und senken die Kosten.
• Die elektronische Rechnungsbearbeitung, die digitale Archivierung sowie die zentrale Ablage von Dokumenten sorgen für Übersichtlichkeit.
• Teure Papierarchive mit hohem Verwaltungsaufwand werden nicht mehr benötigt. Ordner voller Papier-Rechnungen gehören der Vergangenheit an.
• Durch die automatisierten Workflow-Prozesse bleiben alle Rechnungen für alle berechtigten Personen einsehbar, Änderungen nachvollziehbar und vollständig protokolliert.
• Die elektronische Rechnungsbearbeitung mit der DOCBOX® erlaubt eine nahtlose Anbindung an Ihr ERP-System und damit einen vollständigen Informationsfluss.
• Mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung, dem Workflow-Modul sowie dem intelligenten OCR-Suchmechanismus verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten in Ihrem Unternehmen dezidiert.
ZENTRALE ARCHIVIERUNG UND EFFIZIENTER WORKFLOW
Wissen Sie, wieviel Zeit ein Mitarbeiter damit verbringt, Dokumente, E-Mails, Festplatten oder Aktenschränke zu durchsuchen, um relevante Informationen für seine Arbeit zu finden? Seriöse Untersuchungen gehen von etwa 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit aus. Muss das sein? Wir sind der Meinung, nein. Wir glauben, Mitarbeiter sollten sich voll und ganz auf ihre Stärken und Kernaufgaben konzentrieren können. Dafür haben wir die Lösung.
Mit der DOCBOX® haben wir ein DMS, entwickelt für die digitale Archivierung von Dokumenten jeder Art und aus jeder Anwendung heraus. Die Zauberformel heißt: zentrale Archivierung und die Produktivität steigernder Workflow. Alle Daten speichert die DOCBOX® in das zentrale Archiv. Immer und von jedem Ort schnell wiederauffindbar, transparent und revisionssicher. Die DOCBOX® wird so zur Schatzkammer eines Unternehmens.
Die Fragen, die Sie sich stellen, versuchen wir uns vor Ihnen zu stellen. Für Sie. Für Ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Wo können wir Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützen? Ihre Fragen sind unsere Herausforderung.